Comment passer à l'open space ?

Le travail en open space est à la mode dans les entreprises : moins d'espace occupé, des échanges facilités à l'intérieur des équipes et un encadrement plus direct. Mais ce mode de travail  suscite un malaise chez les salariés, surtout s'ils ont été habitués à travailler en bureau isolé.

Mal préparé, le passage du bureau individuel à l’open space, voire même au travail à domicile, peut susciter des crises identitaires chez les salariés les plus fragiles. Pour éviter que monte en flèche le taux d’absentéisme ou, tout simplement, de susciter le départ des meilleurs collaborateurs à la concurrence, il importe de soigner la transition par une communication adaptée. Car, en open space, contrairement aux espérances placées dans ce dispositif, les gens travaillent côte à côte, mais souvent en silo, sans forcément communiquer entre eux. Aussi, avant même d’emménager dans de nouveaux locaux, certaines entreprises multiplient les actions de communication interne pour stimuler le sentiment d’appartenance et de renforcer les liens avec les salariés.Tel est le cas d'IBM, qui vient de quitter la Tour Europe à Paris-La Défense pour son nouveau site à Bois-Colombes. « C’est un vrai projet d’entreprise, pas un simple déménagement », souligne Didier Barbé, vice-président en charge de la communication. « Nous avons notamment travaillé sur une charte du “bien vivre ensemble en Open Space” appuyée par des sessions de formation. »

Une fois arrivé à son nouveau poste, le salarié doit se sentir chez lui. Premier moyen : fournir aux collaborateurs des espaces de détente et de rencontre qui créent du lien social. Deuxième solution : travailler la mise en espace sous l'angle de l’identité visuelle et de la couleur, tant pour se repérer aisément dans des locaux modulaires parfaitement répétitifs que pour susciter, notamment chez les nomades, le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Troisème enjeu, celui des relations interpersonnelles. Soigner l’aménagement d’un bâtiment ne suffit pas pour préserver son capital humain. D’où les idées de de réunir ses salariés autour d’un pot, un vendredi sur deux par exemple, ou de les convier à des petits-déjeuners festifs où les uns et les autres mettent en valeur leur travail. Autre solution, dans une agence de marketing culturel, la création d'une petite bibliothèque où chacun dépose ses propres livres. Du coup, on parle beaucoup plus de littérature que de boulot à déjeuner...

Certains vont même, avec intelligence, jusqu'à refonder le projet d'entreprise. Exemple, ce  fournisseur de solutions informatiques qui a mis en place un système de management participatif au sein de son entreprise à l'occasion du changement de locaux : les salariés partagent librement leur temps entre le bureau et leur domicile et, en cas de nécessité, ils sont libres de télétravailler le matin s’ils veulent se concentrer sur un dossier. Dans ce contexte, toutefois, il importe de veiller à déployer des outils de sociabilisation, afin d'éviter que certains s'isolent progressivement : messageries instantanées, blogs, forums, réseaux sociaux de type Facebook...

Dans tous les cas, il faut éviter que le travail en open space ne soit assimilé par les collaborateurs à une regression de leurs conditions de travail.